Được đánh giá là một trong những giải pháp nhân sự hoàn hảo giúp nhân viên mới nhanh chóng “bắt nhịp” với doanh nghiệp đồng thời “giữ chân” nhân sự ở lại với doanh nghiệp, Onboarding đang trở thành quy trình nhân sự được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Vậy Onboarding là gì? Những lợi ích mà Onboarding mang đến cho doanh nghiệp là gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn có được lời giải đáp chính xác nhất!
Nội dung chính
Onboarding là gì?
Khi tuyển dụng một nhân viên mới vào doanh nghiệp, công việc của nhân sự không chỉ dừng lại khi ứng viên đồng ý nhận việc mà sau đó còn rất nhiều công việc khác nhằm giúp nhân viên mới nhanh chóng “bắt nhịp” với doanh nghiệp và “giữ chân” nhân viên mới ở lại với doanh nghiệp.
Và lúc này, Onboarding chính là giải pháp hoàn hảo giúp nhân sự hoàn thành các công việc sau tuyển dụng một cách đơn giản và nhanh chóng nhất.
Hiểu một cách đơn giản, Onboarding là quy trình nhập môn dành cho nhân viên mới giúp nhân viên mới nhanh chóng “bắt nhịp” với doanh nghiệp. Onboarding sẽ giúp người mới nhanh chóng tiếp xúc, làm quen và hòa nhập với văn hóa của doanh nghiệp cũng như công việc mà mình đảm nhiệm. Qua đó học hỏi thêm nhiều kiến thức, kỹ năng, cách giao tiếp, ứng xử trong môi trường doanh nghiệp.
Nhân viên mới hòa nhập với doanh nghiệp càng nhanh thì hiệu quả làm việc cũng tốt hơn, từ đó mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hơn.
Những lợi ích của Onboarding là gì?
Việc triển khai quy trình Onboarding có thể mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể như:
Tiết kiệm chi phí hoạt động
Việc triển khai quy trình Onboarding thành công với những định hướng đúng đắn có thể giúp nhân viên mới làm quen với văn hóa doanh nghiệp cũng như công việc mà mình đảm nhiệm nhanh hơn so với thường lệ (thông thường là 2 tháng). Qua đó giúp doanh nghiệp có thể giảm thiểu và tối ưu hóa chi phí nhân sự ban đầu.
Giúp giảm thiểu lo âu, stress cho nhân viên mới
Một người dù có tự tin đến đâu thì khi bước vào một môi trường mới cũng sẽ có những bối rối và lo lắng nhất định. Lúc này, quy trình Onboarding sẽ trở thành cầu nối giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với môi trường, công việc, văn hóa của doanh nghiệp. Từ đó giúp họ dễ dàng kết nối với đồng nghiệp xung quanh, nhanh chóng hoàn thành công việc của mình, hạn chế tối đa những lo âu, stress khi bắt đầu làm quen với một môi trường hay công việc mới.
Giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc
Theo thống kê của Forbes cho thấy trung bình cứ 100 nhân viên mới bước vào doanh nghiệp thì có đến 20 người trong số đó quyết định nghỉ việc chỉ sau 45 ngày đặt chân đến công ty. Và trung bình mỗi nhân sự rời đi như vậy có thể khiến doanh nghiệp tiêu tốn chi phí 3000$/người.
Để giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc cũng như tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp, việc triển khai quy trình Onboarding với những định hướng đúng đắn, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp sẽ là giải pháp hiệu quả để “giữ chân” nhân viên mới ở lại với doanh nghiệp, hạn chế tối đa tình trạng nghỉ việc bởi không thể hòa nhập hay làm quen với doanh nghiệp cũng như công việc.
Xây dựng quy trình Onboarding như thế nào?
Sau khi hiểu được Onboarding là gì, chắc hẳn các bạn sẽ rất thắc mắc làm thế nào để xây dựng được một quy trình Onboarding chuẩn và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của mình phải không nào?
Thông thường, việc triển khai quy trình Onboarding cần được thực hiện qua 4 bước cơ bản như sau:
Bước 1: Xác định giá trị cốt lõi của quy trình Onboarding
Trước khi xây dựng hay triển khai quy trình Onboarding, người làm nhân sự cần xác định rõ giá trị cốt lõi, mục tiêu của Onboarding là gì bằng cách trả lời những câu hỏi sau:
- Nhân viên mới cần biết những gì về môi trường doanh nghiệp cũng như công việc mà họ sẽ đảm nhiệm?
- Thông tin nào sẽ giúp họ trở nên tích cực và thoải mái hơn?
- Bạn muốn tạo ấn tượng gì đến nhân viên mới trong ngày đầu tiên họ đến công ty?
- Nhân viên mới cần nắm rõ những chính sách, thủ tục quan trọng nào của công ty để tránh những sai lầm có thể xảy ra? (Hãy cố gắng tập trung vào những ý quan trọng nhất, không nên đưa ra quá nhiều thông tin gây “nhiễu loạn” cho nhân viên mới)
- Bạn có thể làm gì để nhân viên mới cảm thấy được chào đón và trân trọng tại công ty trong ngày làm việc đầu tiên? (Ví dụ như: bàn làm việc, các thiết bị văn phòng,…)
- Bạn có thể chia sẻ những điều gì với nhân viên mới để họ nhanh chóng làm quen với công ty và công việc?
- Ai là người cố vấn/hướng dẫn thích hợp cho nhân viên mới?
Ngoài việc trả lời những câu hỏi trên, bạn cũng có thể tham khảo thêm ý kiến từ các nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp, những người đã từng trải nghiệm quy trình Onboarding trước đây về những điều họ hài lòng và không hài lòng. Từ đó có những điều chỉnh phù hợp, giúp định hướng và hoàn thiện quy trình Onboarding hiệu quả hơn.
Bước 2: Pre- Onboarding (Chuẩn bị)
Onboarding không bắt đầu khi nhân viên mới đến nhận việc mà bắt đầu ngay khi họ đồng ý với offer từ doanh nghiệp. Các khâu chuẩn bị (Pre- Onboarding) trước khi nhân viên mới chính thức đến công ty sẽ là tiền đề quan trọng để quy trình Onboarding diễn tra một cách thành công và hiệu quả nhất.
Các công việc cần được thực hiện trước khi nhân viên mới đến nhận việc thường bao gồm:
- Chuẩn bị sẵn sàng chỗ ngồi, các trang bị cần thiết cho nhân viên mới như máy tính, thẻ ID,…
- Những giấy tờ cần thiết cho nhân viên mới trong ngày đầu tiên đến nhận việc: Hợp đồng lao động, thông tin hồ sơ nhân sự cần bổ sung,…
- Đồng phục công ty (nếu có)
- Sổ tay và bút viết phục vụ cho công việc, hội họp
- Một bản giới thiệu về công ty và các nội quy, quy định của công ty
- Một bản chỉ dẫn về các phòng ban trong doanh nghiệp
- Một bản nội dung lịch trình onboarding của nhân viên mới.
Công tác chuẩn bị càng kỹ càng thì việc chào đón nhân viên mới trong ngày đầu tiên làm việc sẽ càng đơn giản và dễ dàng hơn đồng thời giúp nhân viên mới có thể cảm nhận được sự chào đón, trân trọng của công ty.
Ngoài ra, hãy đảm bảo tất cả các nhân viên trong công ty ý thức được về việc sẽ có nhân viên mới gia nhập vào công ty, đặc biệt là các thành viên trong đội nhóm mà nhân viên mới sẽ trực tiếp làm việc. Điều này sẽ giúp họ có sự chuẩn bị về mặt tinh thần, sẵn sàng chào đón và hỗ trợ người mới nhanh chóng hòa nhập với công ty và công việc.
Bước 3: Ngày đầu tiên nhân viên mới đến nhận việc
Trong ngày đầu tiên nhân viên mới đến nhận việc, công việc không phải là điều quan trọng nhất. Điều bạn cần làm lúc này này chính là giúp nhân viên mới nắm được tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp đồng thời hiểu được cách ứng xử, làm việc phù hợp với nguyên tắc chung.
Bạn cũng cần giúp nhân viên mới nắm rõ được những mục tiêu, trách nhiệm và nghĩa vụ của mình với công việc cũng như với công ty. Đồng thời xây dựng KPI, kế hoạch công việc, OKRs,… cho nhân viên để họ nhanh chóng nắm bắt được tình hình công việc cũng như yêu cầu cần thực hiện.
Ngoài ra, tương tác với nhân viên mới cũng là điều rất quan trọng để tạo ấn tượng tốt với họ. Hãy giới thiệu họ với toàn bộ nhân viên trong công ty, đưa họ đi tham quan công ty cũng như giới thiệu với họ từng bộ phận, ban ngành trong công ty, đặc biệt là bộ phận mà họ sẽ trực tiếp làm việc.
Bước 4: Sau một thời gian làm việc
Trong 1-3 tháng đầu: người làm nhân sự nên liên lạc thường xuyên với bộ phận nhân sự để chắc chắn rằng nhân viên mới đã thực sự thấy hài lòng và gắn kết với công việc. Hãy chú ý đến các hoạt động của nhân viên mới và gửi cho họ những đánh giá về hiệu quả làm việc của họ trong thời gian đầu.
Sau 6 tháng: Đây chính là thời điểm để đánh giá liệu nhân viên mới đó có thực sự là một mảnh ghép lâu dài cho doanh nghiệp.
Nếu nhân viên ở lại, hãy cho họ thấy rõ lộ trình phát triển của bản thân tại công ty. Nếu họ phải rời đi thì cũng đừng ngần ngại trao đổi thêm với họ về lý do. Có thể ngay từ ban đầu họ đã không phải là mảnh ghép phù hợp với công ty nhưng cũng có thể do quá trình Onboarding không hiệu quả khiến hai bên không thể tìm thấy hướng đi chung. Những lý do được đề cập sẽ là chìa khóa để bạn tối ưu lại quy trình Onboarding.
Hy vọng qua bài viết hôm nay, các bạn đã có được lời đáp cho câu hỏi Onboarding là gì đồng thời có cái nhìn rõ ràng hơn về quy trình Onboarding trong doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, Onboarding là giải pháp nhân sự hiệu quả giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và gắn kết hơn với công việc cũng như với các thành phần viên khác trong công ty, từ đó giúp đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tăng doanh thu và tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.
