TỔNG HỢP HƯỚNG DẪN TẠO PIVOT TABLE

Phần 2 – Hướng dẫn tạo báo cáo theo nhiều điều kiện bằng Pivot table

Nếu như việc lập báo cáo hàng ngày, hàng tuần, tháng,vv làm bạn mất nhiều thời gian và công sức, tại sao không thử một cách lập báo cáo bằng công thức xem như thế nào?

Như đã hứa ở phần 1, phần này chúng ta cùng tìm hiểu các hướng dẫn để tạo báo cáo theo nhiều điều kiện bằng Pivot Table. Tin chắc rằng nếu có thể sử dụng thành thạo cách lập báo cáo này chẳng những sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian mà còn giảm nhiều sai sót không cần có giúp bạn đạt được kết quả như ý muốn nhé.

Nhắc tới báo cáo theo nhiều điều kiện, chúng ta thường nghĩ tới báo cáo có cấu trúc phức tạp, khó để trình bày sao cho khoa học, hợp lý các điều kiện. Vậy hãy nhớ lại 3 cấu trúc báo cáo tổng hợp theo 3 mức điều kiện nhé:

Hãy tìm hiểu cách lập báo cáo bằng Pivot Table thông qua ví dụ dưới đây

Cho bảng dữ liệu gồm 6 cột và gần 200 dòng dữ liệu. Hãy lập báo cáo  theo từng mã hiệu của khách hàng Doanh nghiệp, trong chương trình tiết kiệm của chi nhánh 2.

huong dan tao pivot table

Hình 1: Hình ảnh minh họa dữ liệu (Nguồn ảnh: blog.hocexcel.online)

Yêu cầu khá phức tạp phải không nào. Hãy xem chúng ta sẽ báo cáo theo yêu cầu này trên Pivot Table thế nào nhé

PHÂN TÍCH YÊU CẦU VÀ ĐỊNH HÌNH CẤU TRÚC BÁO CÁO

Không chỉ tới khi làm báo cáo trên PivotTable mới làm bước này, mà bạn cần làm mỗi khi gặp phải yêu cầu báo cáo. Việc phân tích yêu cầu sẽ giúp chúng ta nhận ra mục tiêu của báo cáo, các đối tượng có liên quan tới báo cáo.

Từ đó chúng ta sẽ có thể hình dung, định hình được cấu trúc của bảng báo cáo. Đây là một bước rất quan trọng, mang tính quyết định cho việc báo cáo đúng hay sai, khoa học hay không.

XÉT CÁC ĐỐI TƯỢNG CÓ LIÊN QUAN TỚI BÁO CÁO:

Báo cáo theo mã hiệu: có liên quan tới cột mã hiệu, lọc ra những mã hiệu của khách hàng là Doanh nghiệp

Báo cáo theo khách hàng là doanh nghiệp: Trong cột Khách hàng, chỉ xét những đối tượng là Doanh nghiệp

Báo cáo theo chương trình là tiết kiệm: Trong cột Chương trình, chỉ xét những đối tượng là Tiết kiệm

Báo cáo theo chi nhánh 2: Trong cột Chi nhánh, chỉ xét những đối tượng là CN2

Kết quả cần tính toán, báo cáo là Số tiền

XÁC ĐỊNH MỐI QUAN HỆ CỦA CÁC ĐỐI TƯỢNG

Việc xác định mối quan hệ của các đối tượng sẽ giúp chúng ta có thể xây dựng bố cục của bảng báo cáo.

Mã hiệu và Khách hàng: 2 trường dữ liệu này có liên quan tới nhau. Trong trường hợp này Khách hàng là đối tượng tổng quát, theo nhóm, Mã hiệu là đối tượng chi tiết, theo từng mã. Khi bố cục trong báo cáo thì 2 nội dung này phải nằm trên cùng 1 mục (1 chiều báo cáo)

Chương trình: Chương trình không phụ thuộc vào đối tượng nào, do đó sẽ nằm trên 1 mục (1 chiều báo cáo). Nếu Mã hiệu và Khách hàng nằm trên chiều Theo dòng thì chương trình sẽ nằm trên chiều Theo cột (hoặc ngược lại)

Chi nhánh: Đối tượng này cũng đóng vai trò độc lập, nên có thể đặt ở chiều thứ 3 của báo cáo

Số tiền: Đây là kết quả cần tính của báo cáo. Kết quả sẽ xác định tại vị trí giao điểm của các chiều báo cáo.

Như vậy chúng ta có thể hình dung 1 vài bố cục báo cáo có thể xây dựng như sau:

Dạng thứ 1: Bố cục theo chiều dọc. Ở dạng này số lượng cột ít hơn số lượng dòng. Căn cứ theo trường dữ liệu nào có nhiều nội dung sẽ sắp xếp trên các dòng.

huong dan tao pivot table phan 2

Hình 2: Hình ảnh minh họa dữ liệu (Nguồn ảnh: blog.hocexcel.online)

Dạng thứ 2: Bố cục theo chiều ngang. Ở dạng này số lượng cột nhiều hơn số lượng dòng

pivot table nam ngang

Hình 3: Hình ảnh minh họa dữ liệu (Nguồn ảnh: blog.hocexcel.online)

Thông thường chúng ta hay chọn báo cáo theo dạng thứ 1. Bởi trong Excel ưu tiên các cấu trúc theo chiều dọc.

CÁCH SỬ DỤNG PIVOT TABLE ĐỂ LẬP BÁO CÁO

Trong bài tập này, chúng ta có thể làm như sau:

Bước 1: chọn toàn bộ bảng dữ liệu bằng cách chọn 1 vị trí bất kỳ trong bảng dữ liệu rồi bấm phím tắt Ctrl + * (phím ctrl và phím dấu *)

Bước 2: trong thẻ Insert chọn Pivot Table. Chọn nơi đặt Pivot table là 1 sheet mới (chọn New Worksheet)

bai tap huong dan tao pivot table

Hình 4: Hình ảnh minh họa dữ liệu (Nguồn ảnh: blog.hocexcel.online)

Bước 3: xác định các thành phần trong báo cáo bằng Pivot table

Để thực hiện bước này, chúng ta phải căn cứ vào các yêu cầu của báo cáo:

  • Từng mã hiệu của khách hàng là khách lẻ => Trong Rows đặt 2 trường Mã hiệu và Khách hàng
  • Chương trình là Tiết kiệm => Trong Columns đặt trường Chương trình
  • Chi nhánh 2 => Trong Filters đặt trường Chi nhánh
  • Kết quả báo cáo là số tiền => Trong Values đặt trường Số tiền.

Kết quả báo cáo như sau:

ket qua bao cao tao bang pivot table

Hình 5: Hình ảnh minh họa dữ liệu (Nguồn ảnh: blog.hocexcel.online)

Sau khi tạo ra Pivot Table, chúng ta thực hiện lọc các đối tượng của báo cáo để phù hợp với yêu cầu báo cáo:

  • Chi nhánh: Chọn chi nhánh 2
  • Khách hàng: Chọn Doanh nghiệp
  • Chương trình: Chọn Tiết kiệm

Kết quả như sau:

ket qua bao cao hoan chinh tu pivot table

Hình 6: Hình ảnh minh họa dữ liệu (Nguồn ảnh: blog.hocexcel.online)

Nguồn thông tin bài viết : blog.hocexcel.online 

LỜI KẾT

Bài viết phía trên, chúng tôi đã cùng bạn tìm hiểu các hướng dẫn để tạo lập các báo cáo với nhiều điều kiện khác nhau thông qua Pivot Table. Chúng tôi chân thành cảm ơn nguồn thông tin hữu ích từ Trang Blog HocExcel.online đã làm cơ sở để chúng tôi tổng hợp kiến thức đến đọc giả. Cảm ơn các bạn rất nhiều đã dành thời gian theo dõi bài viết. Có góp ý gì cho bài viết này, mời bạn để lại bình luận bên dưới ạ.

Chúc bạn áp dụng Pivot table thành công và việc lập báo cáo của bạn trở nên nhẹ nhàng hơn nhé!

Xem thêm: Phần I- Các hướng dẫn cơ bản tạo một Pivot table tại đây bạn nhé

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here