PMO là gì? PMO đóng vai trò trong hoạt động của doanh nghiệp mà ngày càng được nhiều doanh nghiệp đặc biệt chú trọng như vậy? Bài viết dưới đây của Tốt và đẹp sẽ giúp các bạn có được lời giải đáp chính xác nhất!
Hiện nay, ngày càng có nhiều công ty phát triển văn phòng quản lý dự án (PMO) để quản lý, kiểm soát chặt chẽ và hiệu quả các dự án đang triển khai, từ đó mang đến nhiều lợi ích hơn cho hoạt động kinh doanh của họ. Vậy PMO là gì? Chức năng của PMO trong doanh nghiệp là gì, việc triển khai PMO có lợi gì cho doanh nghiệp?
NỘI DUNG TÓM TẮT
PMO là gì?
PMO là viết tắt của Project Management Office dịch ra tiếng Việt có nghĩa là Văn phòng hay Phòng quản lý dự án. PMO chính là một nhóm hoặc bộ phận trong trong một doanh nghiệp, cơ quan chính phủ có nhiệm vụ xác định và duy trì các tiêu chuẩn quản lý dự án trong tổ chức đó.
Hiểu một cách đơn giản, bạn có thể coi PMO giống như một ủy ban điều tiết đang tìm cách tiêu chuẩn hóa việc thực hiện một dự án để duy trì và nâng cao năng suất hoạt động. Nó cung cấp hướng dẫn cho các dự án đồng thời cũng phát triển các thước đo về thực hành quản lý dự án và thực hiện nó.
Thực tế, PMO không phải lúc nào cũng chỉ tập trung vào các tiêu chuẩn và phương pháp luận. PMO có thể là một phần của quản lý dự án chiến lược bằng cách tạo điều kiện hoặc thậm chí là sở hữu quy trình quản lý danh mục đầu tư. Thông qua khả năng này, PMO có thể giám sát, báo cáo về các dự án và danh mục đầu tư đang hoạt động, báo cáo về tiến độ cho quản lý cấp cao nhất để thúc đẩy việc ra quyết định chiến lược về việc tiếp tục hay hủy bỏ dự án.
Chức năng của PMO là gì?
Mức độ kiểm soát và ảnh hưởng mà PMO có đối với các dự án phụ thuộc vào kiểu cấu trúc PMO trong doanh nghiệp. Có một số kiểu cấu trúc PMO trong doanh nghiệp khác nhau như:
- Hỗ trợ, với vai trò tư vấn
- Kiểm soát, yêu cầu tuân thủ
- Chỉ thị, kiểm soát và quản lý các dự án
Nhìn chung, hầu hết các PMO đều đóng vai trò là xương sống của phương pháp quản lý dự án thành công trong bất kỳ tổ chức nào. Các chức năng mà nó mang đến cho doanh nghiệp bao gồm:
- Quản trị (Governance): đảm bảo rằng những quyết định đúng đắn đang được thực hiện bởi những người phù hợp dựa trên thông tin phù hợp. Điều này cũng có thể bao gồm kiểm toán và đánh giá đồng cấp, phát triển cấu trúc dự án và đảm bảo có trách nhiệm giải trình.
- Tính minh bạch (Transparency): cung cấp thông tin có liên quan và chính xác để hỗ trợ việc ra quyết định hiệu quả.
- Khả năng tái sử dụng (Reusability): là kho lưu trữ các bài học kinh nghiệm, đưa ra các mẫu và phương pháp hay nhất từ các dự án thành công trước đó.
- Hỗ trợ chuyển giao (Delivery Support): tạo điều kiện cho các nhóm dự án và giúp họ thực hiện công việc của mình hiệu quả hơn bằng cách hợp lý hóa quy trình và bộ máy hành chính, cung cấp đào tạo, cố vấn và đảm bảo chất lượng.
- Truy xuất nguồn gốc (Traceability): quản lý tài liệu, lịch sử dự án và kiến thức tổ chức.
Phân loại PMO
- PMO doanh nghiệp: đảm bảo rằng các dự án phù hợp với chiến lược và mục tiêu của tổ chức; những người này có quyền hành lớn nhất trong tất cả các loại PMO, thường báo cáo trực tiếp cho Giám đốc điều hành (hoặc vai trò tương tự) và có quyền đưa ra các quyết định chiến lược và chiến thuật trên tất cả các dự án.
- PMO bộ phận: cung cấp hỗ trợ cho các dự án cho một đơn vị kinh doanh cụ thể trong một tổ chức; bao gồm quản lý danh mục đầu tư, đào tạo, lập kế hoạch nguồn lực và điều phối dự án.
- Dự án PMO: được thiết lập trong suốt thời gian của một dự án hoặc chương trình lớn; bao gồm hỗ trợ hành chính, kiểm soát, báo cáo và giám sát.
- Trung tâm Quản lý Dự án Xuất sắc (PMCoE): xác định các tiêu chuẩn, thủ tục, phương pháp và công cụ quản lý dự án được chuẩn hóa để hỗ trợ các nhóm dự án trong toàn bộ tổ chức; bao gồm các dịch vụ hành chính và đào tạo về quy trình, phương pháp luận và công cụ.
PMO mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Sau khi đã hiểu rõ PMO là gì cũng như chức năng của nó trong doanh nghiệp, chúng ta hãy cùng xem xét lý do tại sao một tổ chức/doanh nghiệp nên có PMO và PMO mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp.
Cung cấp hướng dẫn
Đầu tiên, việc thành lập PMO sẽ giúp sắp xếp dự án hoặc danh mục đầu tư với mục tiêu tập trung vào chiến lược tương lai của doanh nghiệp. Điều này cho phép doanh nghiệp làm việc trong khuôn khổ của một kế hoạch dài hạn và hiệu quả hơn trong việc ra quyết định của bạn nhờ hướng dẫn của PMO.
Giúp các dự án đi đúng hướng
PMO cũng hoạt động giống như một cơ chế bên ngoài giúp thực hiện thành công các dự án. PMO có thể giúp cho các dự án đi đúng hướng và cảnh báo cho doanh nghiệp khi xuất hiện các vấn đề có thể đe dọa đến việc thực hiện dự án. Từ đó, doanh nghiệp có thể hành động nhanh chóng khi vấn đề phát sinh và trước khi chúng trở thành vấn đề kết thúc dự án.
Giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn cảnh về dự án
Với doanh nghiệp đang triển khai một danh mục các dự án, PMO sẽ là đơn vị có sự hiểu biết sâu sắc về mối liên hệ giữa các dự án đó nhất. Họ nhận thức được sự phụ thuộc có thể tác động lẫn nhau. Điều này cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn toàn cảnh về danh mục các dự án của mình, xem xét và đưa ra các quyết định với góc nhìn lớn hơn.
Trợ giúp về giao tiếp
PMO cũng có thể được coi là một nhánh khác trong kế hoạch truyền thông của doanh nghiệp. Họ dễ dàng lắng nghe các bên liên quan, đảm bảo các thông điệp được truyền tải và hiểu rõ.
Bên cạnh đó, việc điều hành quản lý dự án cũng có thể trợ giúp thông tin liên lạc trong ban giám đốc, bởi họ thường có quan hệ làm việc với các bộ phận khác của dự án hoặc những người tham gia dự án nhưng không liên quan đến doanh nghiệp.
Chia sẻ các nguồn lực trong toàn tổ chức
Thiết lập PMO cho phép chia sẻ tài nguyên. Có thể nguồn lực của doanh nghiệp có hạn nhưng dự án thì không, PMO có thể lập chiến lược sử dụng các nguồn lực doanh nghiệp trong toàn bộ dự án hoặc chương trình để sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất.
Trên đây là một số chia sẻ về văn phòng quản lý dự án PMO. Hy vọng qua bài viết, các bạn đã thêm những thông tin hữu ích về PMO, hiểu được PMO là gì, PMO giữ chức năng gì trong doanh nghiệp cũng như những lợi ích mà nó mang đến cho doanh nghiệp.