Procurement là gì? Nhiều người sử dụng các thuật ngữ procurement và purchasing thay thế cho nhau nhưng mặc dù có những điểm tương đồng, chúng lại có ý nghĩa khác nhau. Để hiểu rõ về sự khác nhau như thế nào, ta cần phải hiểu rõ về Procurement.Sau đây chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm hiểu về Procurement là gì?

Định nghĩa về Procurement là gì? ( Define )

Procurement là gì? ( nguồn internet)

Trước khi đi sau và từng vấn đề cụ thể chúng ta hãy cùng tìm hiểu về khái niệm cơ bản của Procurement. Procurement là gì? Quá trình lập kế hoạch, xây dựng chiến lược mua hàng và duy trì hoạt động mua hàng gọi chung là Procurement hay còn được hiểu theo nghĩa là sự thu mua ( hay nhân viên thu mua) . Đối với cơ cấu của một nhà hàng,khách sạn thì Procurement dùng để chỉ nhân viên đảm nhiệm việc quản lý chi tiêu về việc mua sắm nguyên nhiên vật liệu, thiết bị, bàn ghế , các đồ đạc phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất.Nhân viên Procurement có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một nhà hàng,khách sạn. Việc chi tiêu của Procurement hợp lý sẽ tác động mạnh đến giá thành dịch vụ và dẫn đến ảnh hưởng cả chi phí của chuỗi cung ứng.

>> xem thêm: Định nghĩa Procurement trong từ điển Cambridge

Công việc của Procurement là gì? ( Mission )

Công việc của một Procurement là gì? ( nguồn internet)

Nếu như trước đây, nhiều người không xem Procurement là một nghề thì hiện nay, nhân viên Procurement được xem là một trong những vị trí cực kỳ quan trọng.

Nhìn chung, chuyên viên Procurement phải đảm bảo rằng, các nguyên vật liệu và dịch vụ phục vụ cho việc duy trì và phát triển sản xuất của công ty được mua từ các nhà cung cấp uy tín và được cung cấp theo các điều khoản đã được thỏa thuận. Điểm mấu chốt của chuyên viên ở đấy là thu mua và họ phải tìm được giá trị tối đa cho công ty thông qua việc thỏa thuận thời gian và chi phí với nhà cung cấp.

Cụ thể, Procurement có mặt ở khá nhiều vị trí và môi trường khác nhau, nhưng nhiều nhất là ở các nhà hàng, khách sạn, hay như hiện nay, khi các sàn thương mại điện tử đang phát triển mạnh thì Procurement cũng ngày một phổ biến hơn và dần dần trở thành một nghề được xác định cụ thể và có đào tạo bài bản.

Trong khối kinh doanh dịch vụ, Procurement dùng để chỉ nhân viên quản lý chi tiêu cho mua sắm nguyên – vật liệu, các thiết bị, bàn ghế đồ đạc,… phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị.

Trong thương mại điện tử, họ là những người làm việc trực tiếp với với đối tác của doanh nghiệp và khách hàng. Trực tiếp thỏa thuận về nguồn hàng, số lượng, giá cả, các hình thức cung ứng…

Công việc của một Procurement là gì? – Nguồn internet

Các hoạt động thu mua cũng thường được chia thành hai loại riêng biệt, chỉ tiêu trực tiếp và chỉ tiêu gián tiếp. Trong đó:

• Chỉ tiêu trực tiếp: Liên quan đến sản xuất bao gồm tất cả các mặt hàng là một phần của thành phẩm. Thu mua trục tiếp, là trọng tâm trong quản lý chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất của các công ty sản xuất.
• Thu mua gián tiếp: Liên quan đến việc thu mua lại không liên quan tới sản xuất. Thu mua gián tiếp liên bao gồm nhiều loại hàng hóa và dịch vụ, từ các mặt hàng được tiêu chuẩn hóa.

Procurement liên quan tới nhiều hơn là chỉ bàn giao thẻ tín dụng của công ty và trả tiền mua hàng. Chiến lược của Procurement hiệu quả là bao gồm mọi thứ từ xác định hàng hóa và dịch vụ nào công ty cần thông qua để duy trì tài liệu và hồ sơ phù hợp. Cụ thể, Procurement sẽ thực hiện các quy trình dưới đây:

•  Tiếp cận các mặt hàng cần mua sắm từ các bộ phận khác
•  Tìm kiếm thông tin, đánh giá năng lực cung cấp của các nhà cung cấp có mặt trên thị trường.
•  Sắp xếp và phân loại theo thứ tự ưu tiên đảm bảo quá trình sản xuất, kinh doanh được diễn ra thông suốt
•  Yêu cầu nhà cung cấp về những thông tin cơ bản về sản phẩm như: kích thước, giá cả, chất lượng, loại hàng…
• Tới các hội chợ triển lãm, trung tâm mua bán, siêu thi để tìm kiếm sản phẩm
• So sánh lựa chọn các đơn vị cung cấp và phân tích, chọn lựa một đơn vị phù hợp nhất.
• Tới thăm nơi trưng bày sản phẩm, nhà máy sản xuất của nhà cung cấp để đánh giá chất lượng sản phẩm một cách khách quan nhất có thể.
• Làm hợp đồng, đàm phán giá cả, thỏa thuận thời gian gia hàng và thanh toán.
• Giám sát tiến độ giao hàng, số lượng hàng dựa trên hợp đồng.
• Yêu cầu bồi thường, khiếu nại nếu trong trường hợp sản phẩm lỗi do nhà cung cấp.

Procurement là những người giúp cho nhà hàng, khách sạn đầu tư ít nhưng thu về mức lợi nhuận cao nhưng vẫn đảm bảo về vấn đề chất lượng dịch vụ cung ứng cho khách hàng. Vì lý do vậy, Procurement hiện nay là một vị trí, lựa chọn thú vị mà các nhà tuyển dụng đang ráo riết tuyển dụng.

Nguyên tắc cơ bản của Procurement ( Rule )

Nguyên tắc cơ bản của Procurement – Nguồn internet

Một trong những nguyên tắc cơ bản của Procurement là hàng hóa phải được mua tại mức giá tốt nhất với những điều kiện tốt nhất để tạo ra lợi nhuận tốt nhất cho công ty. Và một trong những phương tiện trợ giúp cho việc quản lý bộ phận thu mua của bạn là các số liệu phân tích thu mua. Những số liệu này có thể nhập được lập dựa trên nhu cầu cụ thể của công ty bạn.

Một trong những phương pháp được sử dụng để đảm bảo quản lý thu mua hàng ngày tốt là việc sử dụng các quy tắc và thủ tục có sẵn để hạn chế các đơn đặt mua hàng và yêu cầu mua hàng. Các đơn đặt mua hàng được sử dụng để mua hàng với một nhà hàng đã cung cấp thỏa thuận. Yêu cầu mua hàng được đưa ra bởi nhân sự trong công ty ( không phụ thuộc bộ phận thu mua) khi họ cần một loại sản phẩm cụ thể nào đó cho mục đích bảo dưỡng hoặc nhằm làm tăng nguồn hàng trong những tình huống bất thường.

Vai trò của Procurement là gì?( Role)

Các Procurement có vị trí vô cùng quan trọng trong kinh doanh vì họ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của công ty. Họ giúp các công ty, doanh nghiệp nâng cao hiệu xuất thu mua và quản lý chất lượng nguyên vật liệu nhập vào, giúp các nhà hàng, khách sạn quản lý ngân sách hiệu quả, giúp các doanh nghiệp kinh doanh thương mại điện tử tăng số lượng mặt hàng cũng như chất lượng hoặc  chính sách để thu hút thêm khách hàng.

Việc một Procurement sử dụng nguồn tiền thế nào, chi tiêu ra sao sẽ có những tác động, ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành dịch vụ, từ đó dẫn đến ảnh hưởng cả chi phí của chuỗi cung ứng cũng như hình ảnh của doanh nghiệp đó trên thị trường.

Các kỹ năng cần phải có của Procurement là gì? (Skill)

 Kỹ năng một procurement cần có – Nguồn internet

Do công việc của nhân viên thu mua – Procurement gồm khá nhiều bước và cần phải lên kế hoạch, xây dựng chiến lược một cách hợp lý, nên để có thể làm tốt công việc này, chúng ta cần bổ sung những kĩ năng sau đây:

•   Lên kế hoạch mua hàng (Planning)
•   Tìm kiếm nguồn hàng ( Sourcing)
•    Lựa chọn nhà cung cấp ( Supplier Selection)
•    Đàm phán về giá cả và các điều khoản ( Negotiation)
•  Ký kết hợp đồng và chuyển giao ( Transaction and Contract management)
• Đo lường hiệu quả của nhà cung ứng ( Supplier Performance Management
• Duy trì tính ổn định của việc cung ứng ( Supplier Sustainability Issues.

Những cân nhắc, lưu ý của một Procurement

Khi làm một nhân viên thu mua , đồng nghĩa với việc bạn giữ một vai trò vô cùng quan trọng trong toàn bộ chuỗi Logistics, mặc dù toàn bộ quá trình làm việc của bạn ở đằng sau hậu trường, chính vì vậy khiến nhiều người băn khoăn khi đây là một công việc có vẻ không được nổi bật cho lắm. Bất chấp việc tìm nguồn cung ứng hàng hóa từ các doanh nghiệp nước ngoài hay nội địa thì nguồn nhân sự làm việc thu mua ngày càng quan trọng hơn, nhất là trong bối cảnh kinh tế hội nhập như hiện nay cùng với đó là khoảng cách địa lý giữa người mua và nhà cung cấp dường như ngắn lại nhờ sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin. Đây cũng chính là cơ hội và cũng là thách thức cho các bạn trẻ muốn trở thành nhân viên Procurement.

Trên đây là toàn bộ thông tin cần thiết về Procurement mà chúng tôi cung cấp cho bạn. Hy vọng rằng bài viết này có thể giúp cho bạn hiểu thêm về Procurement và có những sự lựa chọn đúng đắn cho việc kinh doanh của mình.

>> Xem thêm:   HSE là gì? Nghề HSE là làm gì? Yêu cầu một HSE cần có

                           FDI là gì? Doanh nghiệp FDI là gì? Vốn FDI là gì?