Slack là gì? Cách sử dụng Slack chuyên nghiệp từ A đến Z

Slack là gì? Xin chào tất cả các bạn, chào mừng bạn đã đến với kênh thông tin tổng hợp Totvadep.com. Từ khi có khái niệm “chat” ra đời, việc giao tiếp và kết nối giữa người với người đã có nhiều sự thay. Công nghệ ngày càng phát triển lại càng có nhiều ứng dụng chat ra đời. Một trong số những ứng dụng hữu ích đó phải nhắc đến Slack.

Slack khác với các ứng dụng khác là nó thích hợp dùng để kết nối thông tin trong công việc, kết nối đồng nghiệp với nhau. Hay nói một cách đơn giản, Slack như là một phòng chat – nơi trao đổi thông tin giữa các nhân viên trong công ty.

Vậy Slack cụ thể là gì? Các chức năng của nó ra sao? Làm gì để có thể sử dụng slack hiệu quả và giao tiếp công việc chuyên nghiệp trong thời đại số? Những vấn đề này sẽ được bàn trong bài viết sau đây. 

1. Slack là gì?

Slack được nhiều người dùng đánh giá là “cao thủ email”. Đây là một ứng dụng giúp giảm bớt các email nội bộ của công ty. Sự ra đời của Slack giúp tối ưu hóa giao tiếp công việc, giảm tần suất sử dụng email mà vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp. Đó là lý do nó khác với các phần mềm “chat chit” cuộc sống thông thường.

Slack hỗ trợ công việc tốt hơn

Hình ảnh minh họa (Nguồn: Internet)

2. Tại sao nên sử dụng Slack?

Bạn nên quan tâm và lựa chọn slack bởi một số ưu điểm nổi bật như sau:

  • Thứ nhất, Slack là ứng dụng đa nền tảng

Nó tương thích với hầu như các hệ điều hành thân thuộc như Android, iOS, Windows, macOS,… Do đó, việc kết nối mọi người trong công ty bạn sẽ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Cho dù là đối tượng bạn muốn mời vào phòng chat đang sử dụng điện thoại hay máy tính thì họ đều có thể cài đặt và sử dụng slack dễ dàng, chỉ cần có kết nối mạng ổn định là được.

Đặc điểm nổi bật của Slack

Hình ảnh minh họa (Nguồn: Internet)

  • Thứ hai, Slack có ưu điểm là khả năng lưu trữ tốt

Dung lượng lưu trữ lên đến 5GB, và có thể liên kết với các ứng dụng lưu trữ khác như Google Drive, Dropbox, Github,… Gói miễn phí của Slack cho phép người ta có thể lưu trữ tới 10.000 tin nhắn mà nhóm đã trao đổi với nhau, 5GB dung lượng lưu trữ và cho phép liên kết 5 dịch vụ của hãng khác.

Và tất nhiên với phiên bản thu phí, dung lượng lưu trữ sẽ còn cao hơn kết hợp với nhiều tính năng ưu việt hơn nữa cho bạn.

Với hai ưu điểm nền tảng như trên, việc tải về và sử dụng không quá khó khăn. Hiện nay, đã có nhiều người dùng là cá nhân, đơn vị công ty, doanh nghiệp,.. lựa chọn sử dụng Slack.

3. Hướng dẫn sử dụng Slack cơ bản

Trước tiên bạn hãy lên trang chủ của Slack và đăng nhập. Khi bạn là Admin của team thì bạn có quyền truy cập và cài đặt tất cả các thiết lập. Sau khi đã hoàn thành đăng nhập, tiếp theo bạn hãy tiến hành thay đổi một số chức năng quan trọng.

Hướng dẫn sử dụng Slack

Hình ảnh minh họa (Nguồn: Internet)

3.1 Cài đặt tính năng hạn chế tin nhắn

Tính năng này chỉ cho phép người được phép gửi thông báo “@channel” để gửi thông báo cho các thành viên của họ.

3.2 Tính năng quản lý channel và private group

Một thiết lập khác cũng khá quan trọng trên Slack, đó là quản lý channel và private group. Nếu không muốn người dùng / nhân viên tạo ra các channel riêng của họ, bạn nên vô hiệu hóa tính năng này.

Như đã chia sẻ, Slack là ứng dụng đa nền tảng, có các phiên bản dành cho điện thoại thông minh và phiên bản dành cho máy tính. Do vậy, bạn hoàn toàn có thể thiết lập để nhận các thông báo mới trên điện thoại hoặc máy tính đều được.

4. Một số lệnh bạn cần biết của Slack

Một số lệnh nền tảng của Slack bạn cần biết như sau:

  • @channel: Một channel trên Slack cũng giống như một “phòng thảo luận”, thường được sắp xếp xung quanh một chủ đề thảo luận hoặc các nhóm liên quan. Để gửi một thông báo cho mọi người trong channel, bạn nhập @channel rồi sau đó thêm thông điệp của bạn vào.

Điều này có thể gây khó chịu trong một số trường hợp nếu channel của bạn lớn, và nếu có nhiều thành viên bị lệch múi giờ.

  • @username: Để gửi thông báo đến một thành viên cụ thể trong channel, bạn nhập @username. Ví dụ để gửi thông báo đến thành viên có tên An, bạn nhập @an.
  • @here: Cũng giống như @channel, tuy nhiên khi sử dụng @here chỉ gửi thông báo đến các thành viên đang online và hoạt động mà thôi.
  • DM: Gửi các tin nhắn trực tiếp/cá nhân đến một thành viên khác khi cần trao đổi riêng.

Ngoài channel là nơi mọi người đều có thể vào bàn luận, bạn cũng có thể tạo ra các nhóm riêng Private Group.

  • @open: Mở một channel mới.
  • @leave: Rời khỏi một channel.
  • @collapse: Ẩn tất cả hình ảnh thường và ảnh động trên channel.

5. Những tính năng của Slack là gì?

5.1 Thiết lập nhắc nhở

Nếu bạn sợ quên, bỏ lỡ những công việc quan trọng thì bạn thể tiến hành ghi chú những công việc quan trọng và thời gian phải thực hiện công việc. Slack sẽ thay bạn ghi nhớ và nhắc nhở phòng trường hợp bạn quên. 

Ví dụ: Vào lúc 13h30 bạn phải lên nội dung họp, 15h bạn đi họp, 16h30 đi gặp đối tác, gặp trợ lý lúc 18h30. Bạn có thể thiết lập tính năng nhắc nhở và hẹn thời gian, Slack sẽ báo cho bạn khi đến thời gian.

5.2 Liên kết với các ứng dụng lưu trữ khác

Như đã nói ở trên, bản thân Slack cho phép lưu trữ với dung lượng 5GB, tương đương 10.000 tin nhắn, nhưng ngoài ra Slack còn hỗ trợ liên kết với các ứng dụng lưu trữ khác như Github, Google Driver, Dropbox, …

Tính năng của Slack

Hình ảnh minh họa (Nguồn: Internet)

5.3 Theme của Slack

Chủ để thường sẽ được mặc định là màu tím, tuy nhiên bạn hoàn toàn có thể thay đồi chủ đề theo sở thích hay cũng có thể theo đặc trưng công việc, thỉnh thoảng thay đổi chủ đề tạo bầu không khí mới mẻ trong nhóm chat.

5.4 Chỉnh sửa tin nhắn

Bạn lỡ gửi một thông điệp sai đến nhóm chat? Không cần phải lo lắng, hoàn toàn có thể sửa được với Slack, bạn chỉ cần kích vào tin nhắn, di chuyển đến dấu răng cưa và sau đó sửa lại nội dung tin nhắn.

5.5 Ghim tin nhắn

Khi bạn gửi đi một thông điệp quan trọng và bạn muốn đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm chat đều có thể tiếp cận với thông điệp đó thì bạn nên ghim tin nhắn này lên nhé.

5.6 Emoji

Tất nhiên rồi, đây là phần không thể thiếu khi trò chuyện, đặc biệt là với Slack bạn hoàn toàn có thể tạo ra các emoji nếu slack chưa có.

emoji của Slack

Hình ảnh minh họa (Nguồn: Internet)

5.7 Team directory

Không đơn giản là thông báo tình trạng online hay offline, với Slack bạn còn có thể biết về chức vụ của người đó trong team, trong cơ quan, …

5.8 Chức năng thông báo trên Slack

Khi lần đầu tiên đăng nhập Slack, tất cả các loại thông báo sẽ được kích hoạt. Tuy nhiên bạn cũng có thể tuỳ chỉnh chức năng thông báo Notifications để nhận được tất cả tin nhắn từ Slack, hoặc chỉ khi tên bạn được nhắc đến.

Điều này cực kỳ hữu ích khi bạn muốn tập trung làm một việc và chỉ có thể check Slack khi có những việc cần đến bạn mà thôi.

Để truy câp thiết lập, mở channel mà bạn muốn tùy chỉnh chức năng thông báo, sau đó click chọn tên Channel ở góc trên cùng màn hình, rồi chọn Channel notification preferences. Tại đây bạn có thể thiết lập chỉ nhận các thông báo mà bạn muốn trên máy tính và điện thoại di động.

6. Làm cách nào để sử dụng Slack chuyên nghiệp hơn?

Bạn có thể chỉnh sửa một số tính năng khác trên Slack để sử dụng ứng dụng một cách chuyên nghiệp hơn. Đầu tiên là bạn nên ẩn các channel không có tin nhắn đi để không bị làm phiền cũng như không bị nhầm lẫn khi làm việc với nhiều channel.

Để làm được điều này, click chọn Menu ở góc trên cùng bên trái, sau đó chọn preferences. Chọn Advanced sau đó thay đổi thiết lập thành “hide any channels, DMs or groups with no unread activity”. Bây giờ bạn sẽ chỉ nhìn thấy các channel mà bạn cần quan tâm mà thôi.

Đăng nhập Slack

Nếu muốn kích hoạt các channel ẩn, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + K (nếu sử dụng Mac, bạn nhấn tổ hợp phím cmd + K), sau đó nhập ký tự đầu tiên của channel hoặc người mà bạn muốn rồi nhấn phím Enter.

Lời kết

Tương tự như Zalo, Facebook,… Slack hoàn toàn có những tính năng cơ bản của một ứng dụng chat và không ngừng được cải tiến. Bên cạnh đó, slack còn có thể giúp bạn giảm tải tin nhắn và thông tin nội bộ qua email. Điểm cộng nữa là chỉ phiên bản miễn phí thôi mà Slack đã cung cấp cho người dùng dung lượng lưu trữ khá lớn. Song, nếu bạn muốn trải nghiệm nhiều hơn thì buộc lòng trả phí cho một số phiên bản nâng cấp nhé.

>>> Xem thêm: Front End là gì? Góc nhìn mới về Front End hiện đại tại đây

Trên đây, Totvadep.com đã cùng bạn tìm hiểu Slack là gì? Chúng tôi hy vọng đã cung cấp được những thông tin hữu ích đến bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này. Chúc bạn có những trải nghiệm tốt khi sử dụng Slack. Nếu bạn có những trải nghiệm thú vị nào muốn chia sẻ với chúng tôi, mời bạn để lại bình luận bên dưới. Totvadep.com luôn mong muốn lắng nghe ý kiến của bạn. Xin cảm ơn!

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here