SOP là gì? Đây là câu hỏi được nhiều người làm việc trong các lĩnh vực từ sản xuất, logistic đến khách sạn, y tế,… quan tâm. SOP được cho là quy trình thao tác chuẩn và có nhiều ứng dụng trong các hoạt động khác nhau.
Vậy SOP là gì? SOP mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Quy trình thao tác chuẩn xác và mới nhất cho các ngành nghề khác nhau là gì? Tất cả sẽ được trình bày một cách rõ ràng và logic trong bài viết bên dưới bạn nhé.
Nội dung chính
1. Định nghĩa SOP là gì?
Quy trình thao tác chuẩn là dịch nghĩa của cụm từ tiếng Anh: Standard Operating Procedure – SOP. Đây là một hệ thống quy trình, được tạo ra để hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc. Quy trình chuẩn giúp tránh khỏi các sơ sót nếu làm theo đúng các bước trong quy trình, nó cũng giúp người mới nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc.
Hình ảnh minh họa SOP là gì? (Nguồn: Internet)
Các quy trình thao tác chuẩn được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm y tế, hàng không, kỹ thuật, giáo dục, công nghiệp và cả quân sự. SOP như một cơ sở hướng dẫn giúp duy trì công việc ở hiệu quả cao.
2. SOP mang lại lợi ích gì?
Các mục đích thường gặp khi sử dụng Quy trình thao tác chuẩn:
- SOP như “kim chỉ nam” làm cơ sở chỉ dẫn hoạt động cho nhân viên của nhân viên và cơ sở nhận xét, chia loại mức độ hoàn thiện công việc;
- Tiết kiệm thời gian, cải thiện hiệu suất
Lợi ích của SOP là gì? (Hình ảnh minh họa)
- Giúp quản lý công việc tốt hơn, tránh lãng phí tài nguyên
- Ổn định chất lượng, năng suất làm việc: công việc thực hiện theo SOP lần nào cũng được hoàn thành và hoàn thành theo cách giống nhau.
- Cơ sở đề bạt với nhân sự có năng lực; căn cứ chính xác để huấn luyện nhân công trong các đơn vị nói chung.
3. Ứng dụng SOP trong ngành khách sạn là gì?
SOP mang lại giá trị cao nên nó được ứng dụng vào đa số các lĩnh vực trong xã hội. Trong đó, SOP có ý nghĩa nhiều nhất trong lĩnh vực khách sạn và được rất nhiều đơn vị khách sạn lựa chọn áp dụng Quy trình SOP.
3.1 Khái niệm SOP trong lĩnh vực khách sạn
Theo thông tin từ Hoteljobs, các nhà quản lý đã ứng dụng SOP để tạo ra một quy trình chuẩn riêng cho mỗi bộ phận trong khách sạn: lễ tân, nhà hàng, buồng phòng,… để hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc và duy trì chất lượng công việc các bộ phận với hiệu quả cao nhất.
Để đảm bảo khách sạn hoạt động tốt cần có sự phối hợp công việc giữa các bộ phận. Mỗi bộ phận đảm nhiệm những nghiệp vụ khác nhau. Do vậy, sẽ có những Quy trình thao tác chuẩn khác nhau cho từng bộ phận.
Bed & Breakfast – Hình ảnh minh họa SOP là gì trong khách sạn
Về cơ bản, một quy trình thao tác chuẩn SOP trong khách sạn đảm bảo các nội dung sau: khối lượng công việc, yêu cầu về kỹ năng, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để thực hiện công việc, đặc điểm của từng công đoạn, thời gian cần thiết để thực hiện công việc.
3.2 Tầm quan trọng của SOP trong khách sạn
Vai trò của SOP là gì? Là công cụ điều phối hoạt động của các bộ phận trong khách sạn. Nếu mỗi bộ phận đều tuân thủ tốt SOP, thì cả khách sạn sẽ vận hành tốt. Nếu không có SOP, các bộ phận không biết cơ sở hướng dẫn công việc của mình là gì. Từ đó, dẫn đến mất thời gian “loay hoay” trong nghiệp vụ, lãng phí thời gian và tài nguyên.
Hình ảnh minh họa quy trình SOP chuẩn là gì?
Quy trình thao tác chuẩn SOP còn có tác dụng quan trọng trong việc quản trị nhân lực của khách sạn:
- Làm cơ sở để hướng dẫn công việc cho nhân viên của từng vị trí trong khách sạn.
- Là cơ sở để đánh giá, phân loại mức độ hoàn thành công việc của nhân viên khách sạn.
- Giúp cho công tác đề bạt trong công việc đối với những nhân viên có năng lực
- Là căn cứ chính xác để đào tạo nhân lực trong khách sạn
3.3 Làm sao để xây dựng được quy trình SOP khoa học và hiệu quả cho khách sạn?
Vì mỗi bộ phận có những nghiệp vụ khác nhau. Do vậy, người xây dựng hệ thống quy trình thao tác cần cân nhắc trên những điều kiện, vị trí khác nhau để đưa ra bộ SOP phù hợp.
Bên cạnh việc dựa trên những nguyên tắc và quy trình của khách sạn, các nhà phát triển SOP có thể tham khảo quy trình chuẩn của các khách sạn, đơn vị khác để làm cơ sở tham khảo. Điều này vừa khách quan vừa tránh được những sai lầm không cần thiết.
Yếu tố giúp xây dựng SOP là gì?
Nhà quản lý cần nhân viên “hợp tác” và thực hiện đúng chuẩn SOP. Hãy đào tạo cho nhân viên hiểu tầm quan trọng của SOP. Rằng việc thực hiện theo quy trình SOP đầy đủ và chuẩn xác là việc có ý nghĩa rất lớn đối với công việc của họ. Đồng thời, nếu phát hiện những điều không hợp lý, nhân viên có thể trình bày và đề xuất giải pháp với quản lý.
Hoạt động giám sát chặt chẽ là yếu tố giúp SOP hoạt động tốt. Song song đó, giám sát đi kèm với quan sát và lắng nghe. Những đề xuất hợp lý từ cấp dưới nên được ghi nhận và làm cơ sở chỉnh sửa để hoàn thiện bộ quy trình SOP khoa học và khách quan.
4. Trong lĩnh vực Logistics, SOP là gì?
Có thể chúng ta từng nghĩ, Logistics chỉ là dịch vụ vận chuyển. Tuy nhiên, Logistics lại mang khái niệm rộng hơn nhiều và có vai trò quan trọng với mọi công ty sản xuất. Logistics là thuật ngữ chuyên môn có gốc Hy Lạp và từ tiếng Việt có nghĩa gần như khâu hậu cần.
Logistics thuộc chuỗi cung ứng bao gồm tổng thể những hoạt động có sự liên quan đến hàng hóa gồm đóng gói, vận chuyển, lưu kho và bảo quản cho tới khi hàng được cấp đến người tiêu thụ cuối cùng.
Trong lĩnh vực Logistics, SOP là gì?
Logistics cũng cần một quy trình thao tác chuẩn bao gồm các hoạt động cơ bản như sau:
- Dự đoán mong muốn.
- Quản lý quá trình đặt hàng.
- Dịch vụ khách hàng
- Vận chuyển nguyên vật liệu.
- Thu gom hàng hóa.
- Đóng gói, xếp dỡ hàng.
- Phân loại hàng hóa.
- Kiểm soát lưu kho.
- Lựa chọn địa điểm nhà máy và kho.
5. Trong nhà thuốc, SOP có định nghĩa thế nào?
SOP trong nhà thuốc là quy trình thao tác chuẩn được thể hiện dưới dạng văn bản. Nó cần được trình bày rõ ràng các trình tự, thao tác hoạt động bất kì trong nhà thuốc để kiểm soát chặt chẽ quá trình mua, bán dược phẩm, chất lượng thuốc,… nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
Những quy trình chuẩn này phải được thông qua tất cả các nhân viên, lấy ý kiến của họ để tạo thành SOP hoàn thiện và chuẩn nhất. Sau đó phải được Dược sĩ chủ nhà thuốc phê duyệt thì mới bắt đầu có hiệu lực. Quyết định ban hành phải ghi rõ ngày tháng năm.
SOP là gì trong nhà thuốc?
Đây là việc vô cùng quan trọng vì SOP được xem như một tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng nhà thuốc, đúng quy trình đồng thời tạo sự tin tưởng cho người tiêu dùng khi mua các dược phẩm thuốc.
Quy trình cơ bản thường là:
- Liệt kê các công việc cần phải làm
- Thực hiện chuẩn mực những gì đã viết, lên danh sách
- Ghi chép lại tất cả quá trình các gì đã thực hiện
- Định kỳ soát xét lại hệ thống SOP
Quá trình biên soạn quy trình thực hành các bước chuẩn cần dùng ngữ như sau:
- Theo mệnh lệnh cách.
- Văn phong ngắn gọn, dễ hiểu
- Tránh sử dụng từ: Đa nghĩa, khó hiểu, trừu tượng, từ địa phương
- Các thành phần của bộ máy quy trình thực hàng các bước chuẩn cần có
6. SOP là gì trong ngành sản xuất?
Như chúng ta đã biết, SOP viết tắt của cụm từ Standard Operating Procedure là quy trình thao tác chuẩn. Với nghĩa thu hẹp trong ngành sản xuất, có thể nói SOP chủ yếu là đảm bảo quá trình sản xuất và cung ứng dịch vụ cho khách hàng.
SOP trong sản xuất được diễn ra theo quy trình chuẩn mực, đảm bảo chất lượng cao và hạn chế những sai sót xảy ra nếu có. Mặt khác, người lao động sẽ dần làm việc theo quy chuẩn chung và năng suất lao động sẽ tăng lên đáng kể.
Cũng như các lĩnh vực khác, SOP cũng đóng vai trò giúp các doanh nghiệp sản xuất được những lợi ích như sau:
- Tiết kiệm thời gian, cải thiện hiệu suất
- Ngăn ngừa lãng phí tài nguyên
- Được giới thiệu thêm nguồn khách hàng mới.
- Duy trì hoặc cải thiện vị thế của bạn trên thị trường.
- Cải thiện độ an toàn.
- Giảm rủi ro nợ.
- Góp phần xây dựng thương hiệu tích cực cho sản phẩm của bạn
Kết luận
Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu xong về SOP là gì? Có thể nói SOP có giá trị ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Bây giờ, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ hơn về SOP là gì và tầm quan trọng của nó trong quá trình vận hành doanh nghiệp rồi đúng không?
>>> Xem thêm: CO CQ là gì? Hướng dẫn cách kiểm tra CO CQ tại đây
Nếu bạn đã nhận được những thông tin hữu ích, bạn có thể like, share hoặc để lại bình luận bên dưới để chúng tôi biết nhé. Cảm ơn bạn và chúc bạn thành công trong cuộc sống!
