TỔNG HỢP CÁC HƯỚNG DẪN TẠO PIVOT TABLE – PHẦN 1 CÁC BƯỚC CƠ BẢN 

Xin chào tất cả các bạn, chào mừng bạn đến với trang cung cấp thông tin tổng hợp Totvadep.com. Hôm nay, chúng ta cùng tìm hiểu xem cách dùng Pivot table như thế nào nhé.

Như các bạn đã biết, Pivot table là một tiện ích mạnh mẽ của Excel bởi những ưu điểm của nó. Có thể bạn đã nghe mọi người nói về điều này rồi nhưng chưa biết cách khai thác và sử dụng Pivot table như thế nào. Do đó, trong bài viết này Totvadep.com sẽ tổng hợp các hướng dẫn từ cơ bản đến nâng cao để giúp bạn sử dụng được những tiện ích của Pivot table nhé.

Bài viết sẽ tổng hợp 3 nội dung chính: Đầu tiên là hướng dẫn bạn các bước khởi đầu, chi tiết từng bước cơ bạn để giúp bạn tạo một Pivottable trong Excel (Từ phiên bản Excel 2007 trở lên); Phần tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách lập báo cáo theo nhiều điều kiện bằng Pivot Table; Phần cuối cùng, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu cách lập báo cáo theo tháng bằng Pivot table khi dữ liệu không có sẵn theo cột tháng.

Những thông tin trên nếu hữu ích với bạn thì còn chần chờ gì nữa, mời bạn đọc ngay phần mình đang quan tâm tìm hiểu nhé.

Phần I – Các bước đầu tiên để tạo một Pivot Table

Ví dụ bên dưới đang sử dụng một bảng tính của một công ty trong quý đầu năm 2016. Trong đó, bảng tính bao gồm doanh số bán hàng của công ty, cột Date ghi lại ngày bán hàng, cột Invoice ref là hóa đơn tương ứng, cột Amount là tổng giá trị hóa đơn, cột Sales rep. là tên người bán hàng và cột Region là khu vực bán hàng.

Hình 1: Minh họa bảng dữ liệu (Nguồn ảnh: bloghocexcel.online)

Ví dụ trên là một minh họa cho Pivot Table, nó thể hiện tổng doanh thu theo từng tháng trong năm, được phân chia theo người bán hàng và theo khu vực. Quá trình tạo ra một Pivot Table như trên được thực hiện theo các bước là:

Bước 1. Chọn một ô bất kì hoặc chọn toàn bộ dải dữ liệu trong pivot table. Lưu ý: Nếu bạn chỉ chọn một ô duy nhất, Excel sẽ tự động xác định và chọn cả dải dữ liệu cho pivot table của bạn.

Bước 2. Nhấn chuột vào nút Pivot Table trong nhãn ‘Insert‘ trên thanh công cụ.

Hình 2: Hướng dẫn tạo Pivot Table ( Nguồn ảnh: bloghocexcel.online)

Bước 3. Hộp thoại ‘Create PivotTable‘ xuất hiện. Hãy chắc chắn rằng dải dữ liệu bạn đã chọn sẽ tương ứng với dải ô mà bạn muốn sử dụng cho pivot table của bạn. Cũng sẽ có một tùy chọn yêu cầu nơi bạn muốn đặt pivot table, điều này cho phép bạn pivot table trong một bảng tính cụ thể. Nếu không chắc chắn hãy chọn ‘New worksheet‘ (bảng tính mới). Cuối cùng chọn ‘Ok‘.

Hình 3: Hướng dẫn tạo Pivot Table ( Nguồn ảnh: bloghocexcel.online)

Bước 4. Một Pivot Table trống sẽ xuất hiện cùng với bảng tác vụ ‘Pivot Table Field List‘ chứa các trường dữ liệu, lưu ý đây là những tiêu đề từ bảng dữ liệu ban đầu của bạn. Từ bảng tác vụ ‘Pivot Table Field List‘, thực hiện:

• Kéo ‘Date‘ (ngày) vào vùng ‘Row Labels‘ (hoặc ‘Rows’) (Dãy nhãn hoặc dãy)
• Kéo ‘Amount‘ (số lượng) vào vùng ‘Σ Values‘ (giá trị)
• Kéo ‘Region‘ vào vùng ‘Column Labels‘ (or ‘Columns’) (Cột nhãn hoặc cột)
• Kéo ‘Sales Rep.‘ vào vùng ‘Column Labels‘ (or ‘Columns’)

Hình 4: Hướng dẫn tạo Pivot Table ( Nguồn ảnh: bloghocexcel.online)

Bước 5. Kết quả sẽ được tính bằng tổng doanh thu hàng ngày tại mỗi khu vực bán hàng và mỗi người bán hàng như hình dưới:

Hình 5: Hướng dẫn tạo Pivot Table ( Nguồn ảnh: bloghocexcel.online)

Tuy nhiên, để nhóm ngày lại thành tháng để tạo pivot table hoàn chỉnh bạn cần thực hiện:

• Nhấn chuột phải vào bất kì ngày nào trong cột bên trái trong pivot table.
• Chọn ‘Group…‘ (Nhóm…) cho ngày sẽ xuất hiện.
• Hộp thoại ‘Grouping‘ cho các ngày sẽ xuất hiện. Chọn ‘Months‘ (Tháng) (lưu ý rằng bạn cũng có thể nhóm các ngày và giờ theo các khoảng thời gian khác như quý,…
• Chọn ‘Ok‘.

Hình 6: Hướng dẫn tạo Pivot Table ( Nguồn ảnh: bloghocexcel.online)

• Như yêu cầu, pivot table cuối cùng sẽ biểu diễn tổng doanh thu theo tháng, chia nhỏ theo khu vực và người bán hàng:

Hình 7: Hướng dẫn tạo Pivot Table ( Nguồn ảnh: bloghocexcel.online)

Nếu bạn muốn hoàn thiện pivot table, bạn có thể định dạng cột B-G theo đơn vị tiền tệ. Cách dễ nhất để định dạng một dải ô về đơn vị tiền tệ là chọn dải ô muốn định dạng, sau đó nhấn chuột vào nút định dạng tiền tệ nằm ở nhóm ‘Number‘ (số) trong nhãn ‘Home‘ trên thanh công cụ.

Hình 8: Hướng dẫn tạo Pivot Table ( Nguồn ảnh: bloghocexcel.online)

Bộ lọc báo cáo Pivot Table

Bộ lọc báo cáo Pivot Table cho phép bạn quan sát dữ liệu của từng giá trị, từng vùng chọn của những giá trị xác định trong vùng dữ liệu.

Ví dụ, trong pivot table phía trên, bạn chỉ có thể quan sát dữ liệu doanh thu của khu vực phía Bắc hoặc phía Nam. Để quan sát được dữ liệu doanh thu vùng phía Bắc (North), quay trở lại bảng tác vụ ‘Pivot Table Field List‘ và kéo mục ‘Region‘ vào vùng ‘Report Filter‘ (hoặc ‘Filters’) (Bộ lọc báo cáo hoặc bộ lọc).

Hình 9: Hướng dẫn tạo Pivot Table ( Nguồn ảnh: bloghocexcel.online)

Bạn sẽ thấy ‘Region‘ xuất hiện ở đầu pivot table. Sử dụng drop-down list (danh sách xổ xuống) của vùng này để chọn ‘North‘. Kết quả pivot table sẽ chỉ biểu diễn doanh thu của vùng phía Bắc:

Hình 7: Hướng dẫn tạo Pivot Table ( Nguồn ảnh: bloghocexcel.online)

Trên đây là những hướng dẫn cơ bản nhất để bạn bắt đầu tạo một Pivot table. Chúng tôi hy vọng thông tin trên hữu ích với bạn. Chúc bạn thực hiện thao tác thành công nhé!

Phần tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách lập báo cáo theo nhiều điều kiện bằng Pivot Table, mời bạn xem tiếp tại đây.

Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết này.